乐龄科技产品选择：院舍评分表与退出安排

演示不是选择过程

院舍选择平台的决定，多数是倒过来做的。供应商先演示，界面看起来新颖，一位主管喜欢它的报表，然后就采购。这个决定之后要面对一条没有人事先问过的问题：买它是为了解决什么问题，而院舍凭什么知道它有没有起作用？

可辩护的做法刚好相反。在任何演示之前先写下要求，试点只衡量少数几项，并在合同里回答那些十二个月后才出现的问题：资助期结束、资料要拿出来的时候怎么办。以下就是这套流程按实际发生的次序。

在预约演示之前先写要求

要求所需的材料早已在院舍里：事故记录、排班表、投诉记录，以及夜班自己讲得出什么事情会打断他们。从产品类别出发是糟糕的起点，从一个具体场景出发才是好的起点。

• 平台应该缩短的事件：哪些事故、在哪个区域、在哪个时段，全部取自院舍自己的记录。
• 由谁操作：凌晨三点当班的员工，而不是项目小组。
• 必须连接什么：照护计划、药物记录、事故报告，以及负责回应报警的人。
• 报警出错时该班次应该做什么。这是常态，不是例外。
• 在什么条件下院舍会把它关掉。

总拥有成本不限于资助期之内

在香港，乐龄科技产品的采购多与乐龄及康复创科应用基金（I&T Fund）相关，该基金资助合资格服务单位购置、租用或试用科技产品。香港政府在2018年拨款10亿元设立该基金，并在2024至25年度再注入10亿元，基金范围现已扩展至适合家居使用的产品（乐龄及康复创科应用基金）。截至2024年8月，基金已批出约7.5亿元资助，资助约2,000个服务单位购置或租用超过21,000件科技产品（香港立法会福利事务委员会文件，2024年10月14日）。

资助范围不限于器材，也涵盖相关产品的员工培训，以及产品保修和维修最多五年（同上文件）。五年正是需要规划的期限：用资助购入的平台在资助结束后仍有生命周期，而授权、网络、支持和更换的费用会落在院舍身上。

基金的申请指引让院舍看到，一份可辩护的采购在提出之前是什么样子：每份申请只可购置一项产品；须提供由香港注册公司发出的报价单，并列明每个产品组件或服务细项的价格与数量；产品须符合香港的产品安全法例，而其使用须符合《安老院条例》（第459章）、《私营医疗机构条例》（第633章）、《残疾人士院舍条例》（第613章）及《个人资料（私隐）条例》（第486章）的规定（申请表格填写指引_Guidance_Note_Procurement_Rental_May25(Rev).pdf)）。同一项目不得同时申请其他政府基金。院舍如果把这同样的三项要求套用到自资采购上，会较难被推销。

• 购置价或租金，按单位计及资助期内的总额。
• 安装、网络与电力工程，这些往往不在产品报价之内。
• 培训，以及员工花在培训上的班次。
• 资助期之后的授权、支持与更换。
• 每次报警的员工时间，也就是误报率所产生的人手成本。
• 结束时的拆除与资料导出，这两项很少是免费的。

试点需要退出准则，而且要事先写好

以一片满意气氛结束的试点，什么都没有衡量。在第一台设备安装之前，先决定什么数字会提前结束试点、什么数字足以支持采购，以及谁有权作这个决定。

有一条规则让试点公平：新系统与现行安排的数字，须以相同方式收集。胜过一条没有衡量过的基线，什么也证明不了；而靠一个星期热情来评判的平台，一年之后会再被评判一次，而那次不会那么客气。

衡量基线的成本也不高。在相同区域上花两个星期计时现行安排，数一数有多少次交接要凭记忆重构事故，以及有多少次夜班因为屏幕上看不对或监测器听不对而走到床边。

• 每个区域每周的报警数，并把误报与真实报警分开计算。
• 从真实事件发生到有员工知悉的时间，在与现行安排相同的区域上衡量。
• 每个班次的报警数对比该班次的人手，让工作量是一个数字而不是一种印象。
• 系统无法分类的报警比例，这一项预示员工是否会信任它。
• 试点结束时，平台的记录与院舍原有记录是否一致，而无需任何人重新录入。
• 一个具名的结束日期，以及一位具名的决策负责人。

误报率是一项运营成本

一次误报单独看很便宜，累积起来很贵。每一次都让员工走一趟、查看、安抚、写进记录；而每一次都会让该班次学到一些关于这个报警的事情，他们会在下一次报警时记得。

影响是行为上的。2025年一份发表于 BMC Nursing、涵盖32篇文献的范围综述，把报警疲劳描述为一种去敏感化，成因包括大量误报，导致反应减弱，以及对报警的回应延迟或不足（Alarm fatigue in healthcare: a scoping review）。该综述取材自医院环境，因此应理解为一种机制，而不是院舍的实测数字；但院舍安装平台时，正是接受这套机制。

实际后果是：误报率属于成本模型之内，而不是附录。每班次每位员工的报警数，以及其中非真实报警的比例，是两个值得写进试点报告、并在一年后复核的数字。

私隐法例下的长者与员工资料

监测或照护管理平台会收集长者的个人资料，某些配置下也会收集员工的个人资料。根据香港《个人资料（私隐）条例》（第486章），个人资料是与一名在世人士有关、而可切实地直接或间接确定该人身份的资料；保障资料原则规范资料如何被收集、使用、保留和保安（香港个人资料私隐专员公署：条例概览）。

如果方案涉及摄像头，香港个人资料私隐专员公署已于2025年10月发表修订的《使用闭路电视监察的指引》。指引指出：具备录影功能、可摄取个人影像的摄像头系统，可能构成收集个人资料；收集必须为直接与机构职能或活动有关的合法目的，并以公平方式进行；所收集的资料必须是必要、足够而不超乎适度；安装前应进行私隐影响评估；应以显眼告示告知受影响人士，并列明营运者与监察目的；目的达成后应在切实可行范围内尽快删除录影；录影应以加密形式储存，包括静态与传输期间，并须记录存取情况。指引也建议定期检视系统是否仍有需要，并指出当使用已不再必要，或有侵扰性较低的替代方案可达到相同目的时，应停止使用。

《安老院舍实务守则》加入了一条为院舍而写、而不是为办公室而写的规则：院舍只应为收集资料时的目的，或直接相关的目的使用长者的个人资料，并且不应把个人资料与长者姓名一起公开展示（《实务守则》第8.10段）。把长者姓名与报警记录放在走廊尽头的屏幕上，是一个带有私隐后果的设计决定；在签约之前，值得先问清楚每一块屏幕有谁看得见。

基金的指引把合规纳入申请资格：受资助产品的使用，须符合香港《个人资料（私隐）条例》及其他相关法例（申请表格填写指引_Guidance_Note_Procurement_Rental_May25(Rev).pdf)）。

评分表

评分表只有在供应商到来之前已经填好证据栏，才有作用。按院舍自己的次序为准则配以权重，并把权重写下来，粗略也可以。无法接受夜班出现误报的院舍，与无法接受资料导出问题的院舍，会为不同项目配以不同权重，两者都是对的。

有两行通常值得比现在获得更多权重。安全与合规证据，是院舍可以直接核实硬件声称的唯一地方，因为香港社会福利署的乐龄科技产品指引列明了应索取的证明文件：安全标准测试证书、涵盖整件产品的测试报告，以及载明型号、所依标准和认证机构的制造商符合安全标准声明（乐龄科技产品的机电安全考量及注意事项）。资料导出与退出，则是决定院舍在第四年仍有多少议价能力的一行。

供应商应该以书面回答的问题

这些问题值得在试点之前问，而不是之后。愿意以书面回答的供应商，风险低于在会议上自信地回答的供应商。

• 这个确切型号接受了哪些标准的测试？可否提供测试报告与符合安全标准声明？
• 长者资料在哪里处理？有没有任何部分离开香港？
• 事件资料及任何影像的预设保留期是多久？谁可以更改？
• 院舍能否在无需使用你的软件的情况下，按需要以可用格式导出记录？
• 合同结束时院舍的资料会怎样处理？费用是多少？
• 在与我方类似的长者构成上，误报率是多少？如何衡量？
• 在我方的规模下，系统每个班次产生多少个报警？由谁负责回应？
• 系统会写入我们哪几份现有记录？哪几份只会读取？
• 由谁培训我们的员工、培训多久，费用由谁承担？
• 办公时间以外的支持途径是什么？承诺的响应时间是多久？

资助期结束时会发生什么

资助期会在一个一开始就已经知道的日期结束，所以要把决定放入日程：试点结束时检视一次、资助结束前检视成本一次，以及每年检查平台是否仍在达成要求所订的事情。

这些都不是罕见的采购纪律，与购入任何院舍将要依赖的系统相同。不同之处在于它保护谁：在院舍里，记录的寿命长于合同，而一位长者的照护计划，可能要在数年之后由它重建。

• 所有权：照护记录属于院舍，并以无需供应商软件也能读取的格式保存。
• 导出：在采购阶段就索取导出样本，而不是在终止时才索取。
• 更换：假设平台最终会被更换，并把记录保持在足以让更换可行的可携带程度。