香港住客体格检验报告书：谁填写、几时做、如何保存

法例要求的两次检查

这里有两项义务，而且分别写在两份文书之中。第一项在规例：第34(1)条规定，安老院的营办人须确保每名住客至少每12个月接受一次体格检验；第34(2)条则规定检验须由注册医生进行，并须就有关住客的健康情况以书面向营办人报告。这是住客在院期间持续存在的责任，不需要任何人提出要求。

第二项载于实务守则，适用于对方成为住客之前。《安老院实务守则》第8.3.1段规定，每名住客在入住安老院前，须由注册医生进行体格检验，并使用附件12.1的《安老院住客体格检验报告书》，或香港社会福利署署长认可的其他表格，包括根据“统一评估机制”作出的有效“最小数据集—家居照顾评估”（MDS-HC）。第12.2.2段在健康服务一章重述同一要求，这正说明它并非行政偏好。

这个区分有实际后果，也是负责收院的员工最容易出错的地方。入住前的检验，是院舍藉以判断能否满足对方需要、以及对方是否属于这一类院舍的依据；每周年一次的检验则是营办人的持续责任，即使住客没有出事，缺少检验本身已属违反规例。一间文件齐备却从未安排周年复检的院舍，符合了第一项责任，却违反了第二项。

谁签这份表，六个部分各自问什么

表格由注册医生填写，不是由院舍、护士或家属填写。附件12.1末端的签署栏要求填上：注册医生签署、注册医生姓名、医院或诊所名称、医院／诊所／注册医生印章，以及日期。这五个栏位就是“医疗报告”与“一组观察”之间的区别，而规例要求的是报告。

第二部分才是收院院舍第一周真正会用到的资料。表格之所以问吞咽困难与容易哽塞，是因为答案决定入住第一天是否需要安排吞咽评估及合适质地的膳食；问传染病症状及是否需要跟进检查，是因为答案决定对方能否入住多人房；问目前药物的名称及服用量，是因为派药必须由入住当日就以正确的处方开始，而不是靠猜。

检验须在几时之前完成

实务守则以“日”而不是以“月”计算时限。检验须在入住前进行；如属紧急或特殊情况而无法在入住前进行，则仍须在入住后3个日历日内完成。这是狭窄的例外，而且写成后备安排而非常规路径：一间以“三日内补做”处理所有入住的院舍，其实把规则倒过来用了。

除此之外，实务守则并没有为表格订下有效期。它订下的是第34(1)条的周年周期，两项规定合起来就是实际做法：入住前签署的表格就是入住检验，此后住客至少每12个月再接受一次检验。表格在入住时已签署数个月，并不违反守则任何条文，但它并不是关于对方入住当日状况的陈述；巡查人员翻阅档案时，会看到签署日期与入住日期之间的距离。

对于与医院及“统一评估机制”合作的院舍，另有替代路径。有效的“最小数据集—家居照顾评估”可代替本表格，署长认可的其他表格亦然。不获接受的是出院摘要、转介信或一叠诊所纪录，无论写得多详细，因为它们既不是为此目的而认可的表格，也不载有第五部分的建议。

表格填漏，或住客情况有变时

表格填漏，首先是纪录问题，然后才是临床问题。规例要求注册医生以书面作出报告；一份没有签署、没有医生姓名、没有印章、没有日期的表格，只是一组没有人为其负责的观察。实际出现的缺失通常更沉闷：第四部分留空，因为医生只检查了胸部；第五部分没有勾选；身份证号码漏填，令表格无法对应正确的住客；又或者钉装的一套文件少了一页。任何一项都会在巡查时被提出，而正确做法是把它送回医生补正，而不是在办公室自行填上。

真正要留意的，是临床建议与牌照类别不符。第五部分记录的是申请人适合入住哪一类院舍。如果它写的是护养院，而院舍持有的是高度照顾安老院牌照，那就不是表格填错，而是院舍正被要求接收一名需要超出其持牌服务范围的人；此时的答案是与家属商讨，必要时作出转介，而不是在表格上改一个字。

入住之后情况有变，处理方法是守则而不是表格。第12.2.5段规定，当住客生病、受伤或健康情况有变，须立即进行健康评估，以安排诊症或征询医疗／护理意见，并通知其监护人、保证人、家属或亲属，同时在该住客的“个人健康及护理纪录”中记录有关转变。表格是入住时及每次周年复检时的一张快照；纪录才是持续更新的文件，也是显示院舍察觉到什么、在何时察觉的文件。

这份表格还有一个大部分营办人未曾见过的发牌用途。当牌照事务处需要确认院舍的分类时，可要求申请人提交《安老院住客体格检验报告书》，以核对院舍类别与所雇用员工的种类及数目是否相符，因为规例第11(1)条的人手责任正是按院舍类别而定。换句话说，为住客填写的表格，同时证明了这是一间怎样的院舍。由此分类而来的各张人手表见此。

纪录如何保存，巡查会索取什么

第34(3)条很短，而巡查往往就取决于这一句：报告的副本须由营办人备存，并须在任何合理时间供署长或任何督察查阅。不是存放在总部，不是一星期内可以取回，也不是由到诊医生保管。是备存，并且在任何合理时间可供查阅。

实务守则接着说明它放在哪里。第12.5段要求院舍为每名住客备存并更新“个人健康及护理纪录”，而体格检验表格就是该纪录所列内容的第一项。其余各项，正是单一个文件夹不足以应付的原因。

• 体格检验表格。
• 病历，包括严重疾病、曾接受的手术、疫苗接种、特别照顾需要及意外。
• 入院及出院的纪录。
• 诊症及跟进治疗的纪录。
• 健康状况评估，包括体重、生命体征、日常生活活动能力、摄入及排出、牙齿及口腔状况、情绪、精神、社交及行为状况、吸烟或饮酒、运动。
• 特别护理需要及护理纪录，包括失禁护理、喂食管及导尿管、预防压力性损伤、腹膜透析、造口或伤口护理。

这份表不决定什么

表格回答的是一个时点上的临床问题：这个人是否适合入住这一类院舍，院舍要照顾他需要知道什么。它不决定收费、合约条款或资助级别，那些由另一套规则与另一项评估处理。它不取代实务守则要求院舍在医疗意见下制定的个人照顾计划。它也不回答家属在入住第一周最常问的问题：如果母亲半夜起床，在走廊跌倒，会发生什么事。

最后这个问题不是文件问题。它是巡视之间的那两小时，走廊无人，唯一的纪录是监测系统写下的东西。Steadicore 正是为这个空隙而设，其网页以产品今日实际做到的事情说明，而不是以成效或人手的声称说明。齐备的体格检验档案是接收住客的条件；之后在地板上发生什么，是另一项设计决定，而在第一次入住之前决定，总比在第一次事故之后决定好。