香港养老机构检查准备：实务守则与牌照记录清单

检查真正要看的是什么

检查不是寻找过失，而是核查机构能否在当天证明，其运作方式符合牌照与《安老院实务守则》的要求。发牌制度由香港社会福利署署长执行，机构依据《安老院条例》（第459章）发出的牌照运作。

这一点决定了机构应如何准备。检查前两周才做的演练，只会得到一个整齐的档案；而随着日常工作即时写成的档案，在一年之中任何一天都能拿出同样的内容，这正是条例与实务守则共同假设的状态。

谁可以进入机构，可以要求什么

第459章第17条允许署长委任督察，名单比多数营办者预期的更宽：社会福利署人员、屋宇署人员、注册医生以及注册护士。

第18(2)条接着列出指明人士在出示身份证明后可以做的事，包括在合理时间随时进入及巡查安老院、要求任何参与运作或管理的人出示与运作有关的任何簿册、文件或其他物品、要求提供资料、巡查或测试设备、工程及系统，以及把文件移走作进一步查验。该条文并没有要求事先通知。

同一条文也让阻挠的代价高昂。根据第21(6)条，拒绝出示按第18条被合法要求的文件，或提供明知在要项上属虚假的资料，均属犯罪。如果管理人员不清楚某项要求的范围，应以书面询问，而不是拒绝。

牌照文件本身

根据第8条发出的牌照，授权机构营运36个月，或牌照上指明的较短期间。续期并非随时可以申请：按第9(2)(a)条，申请须在牌照届满前不少于2个月、不多于4个月内提出。实务守则指明该申请使用SWD 694表格，并可经牌照事务处的网上平台递交。牌照的签发或续期申请均无须缴费。

牌照同时是一项证据。第8(5)条订明牌照是其上所载事实的证据；实务守则补上实务后果：如果机构名称、地址、类别、牌照明列的最高容额或营办人有任何改变，机构须申请新牌照，而不是在旧牌照上补注。牌照本身也须展示在机构的显眼位置，让公众可以识别机构的法律地位。

牌照对营运最大的张力在于附加条件。违反牌照任何条件而营运机构，属第21(3)条的罪行；而不符合条件，也是署长可根据第10(1)条撤销、暂时吊销牌照或拒绝续期的其中一项理由。

实务守则要求常备的记录

记录制度并不是行政偏好。《安老院（长者）规例》（第459A章）第16条要求机构主管备存每名长者的个人资料及亲属资料、紧急联络方法、入住及离院日期、每宗意外或疾病及所采取的补救行动、每宗死亡个案、任何为防止长者自伤或伤害他人而采取的行动（包括使用武力或约束）、代长者保管的财物，以及每宗投诉及其处理行动。

实务守则把日常工作档案建立在这项责任之上。第8.7.2段要求主管在机构内建立并维持完备且定期更新的记录系统，以供安老院牌照事务处随时巡查；第8.6段则以同一标准要求员工记录。

• 长者记录：身份资料、至少一名亲属或联络人、紧急联络途径，以及入住及离院日期。
• 意外记录：即时写下，载有日期时间、事件经过、长者状况、已通知谁及通知时间，以及补救行动。
• 死亡及离院记录；如果个案属非寻常死亡，相关个案记录须保存至死因研讯完成。
• 每名长者的「个人健康及护理记录」，以及药物服用记录与个人药物记录。
• 使用约束的记录，包括评估、书面同意书，以及每名受约束长者的观察记录。
• 入住协议及机构代为保管财物的记录，包括身份证明及旅行证件、银行存折、印章及八达通卡。
• 投诉记录：第16(i)条要求机构主管在任何情况下均须备存。
• 注册医生到访记录，载有到访日期、接受治疗的长者、诊断、治疗计划及建议。
• 当班员工填写的日志，涵盖异常情况、突发事件及意外跟进。
• 特别事故报告：非寻常死亡、导致严重受伤的事故、需要警方协助的长者失踪个案，以及已确立或怀疑的虐待个案，均经此途径处理。

照护计划与健康档案

两项要求决定了照护档案的大部分内容。第一项是身体检查：第459A章第34条要求每名长者至少每12个月由注册医生检查一次，医生须以书面向营办人报告，而报告须予保存，并在合理时间随时供署长或督察查阅。

第二项是个人照护计划。实务守则第12.3.2段订下的是时间表而非格式：计划须在长者入院后一个月内与长者及家属共同制定，六个月后首次复核，其后至少每年复核一次，或在所需照护服务有变时复核。第12.3.3段列出计划须涵盖的内容，包括风险因素及相应预防措施的评估，例子中列明跌倒、吞咽困难、走失及认知缺损。

因此督察可能问的，不是有没有计划，而是最后一次复核日期是否在守则订明的间距之内，以及计划中的风险清单是否与日常记录所描述的风险一致。这个比对在检查前任何人都可以做，而它往往就是最常出问题的一项。

自查表：检查范围与对应的证明文件

下表把检查覆盖的每一项范围，与回答该项范围的文件配对，让检查可以在办公桌前完成，而不必依赖记忆。最后一栏是要求的来源，因为能够指出要求出自何处的机构，比起只能说「一向都是这样做」的机构，更能说明自己的情况。

完成自查本身并不构成任何证明。它带来的是两样东西：一份缺失清单，以及每一项缺失的完成日期，而这份清单值得保存下来。

负责人，以及有期限的上报

自《2023年安老院法例（杂项修订）条例》生效后，机构除了营办人之外，还有负责人。牌照申请须建议营办人的一名管理人员出任机构负责人，而第11D条订明该人的职责：确保营运、管理及控制机构的工作得到充分监督，以保障长者的利益与安全，并确保机构的运作符合条例。

由此产生两项期限。如果负责人有变，例如辞任、去世或不再是营办人的管理人员，营办人须在知悉事件后7日内通知署长并建议替代人选。如果营办人基于其他情况更改负责人，书面通知须在变更生效前至少14日发出。

第11J条另设上报责任：涉及营办人及负责人的指明事件，例如就公诉罪行被检控、被定罪、破产或清盘，或负责人的姓名或通讯地址有变，须在营办人知悉后7日内以书面向署长上报。这些事件关乎业务及指名的人，而不是长者事故；把两者混淆，正是机构迟报错误事项的其中一个原因。

会悄悄过期的文件

最常见的缺失，有些与照护完全无关，而是关于一份在存档当时正确无误的证书。防火演习须至少每6个月进行一次，记录须时刻保存以供社会福利署人员查阅；而附件5.2的续期清单，更把防火演习记录列为牌照续期当日仍须有效的项目。

同一份清单也列出续期申请在当时应具备的文件：聚氨酯海绵充填床垫及软垫家具的发票、测试证书及货品标签，固定电力装置的完工证明书或定期测试证明书，以及气体装置的证书。如果机构的固定电力装置在标称低压下的批准负载超过100安培，守则要求至少每5年检查、测试及认证一次，并每次重新签发证书。

实务做法是为建筑物及设备设立单一的到期日历，与照护记录分开，并在日历上写上每份证书的下一个到期日。上月到期的证书即使没有出事，仍是一项缺失，因为要求关乎文件是否现行有效，而不是结果。

出现问题之后：申述、指示与命令

条例在最严厉的决定之前设有一步。根据第11(1)条，署长在拒绝发牌、拒绝续期、撤销或暂时吊销牌照，或修订条件之前，须发出拟作该决定的通知，说明理由，并说明申请人或营办人可作出书面申述；其后决定以书面命令作出，并以专人送递或挂号邮寄方式送达。

临时措施则未达至牌照层面。第19条允许署长以书面通知指示纠正措施，并在通知内指明遵从的期限；第20条则允许署长在入住长者有危险或危险风险，或第19条的指示未在限期内遵从时，命令有关处所停止用作安老院。

根据第8、9或10(1)条作出的决定，可向行政上诉委员会提出上诉。社会福利署也公布过去24个月的定罪记录、警告记录，以及撤销或拒绝续发牌照的记录，这意味着最终演变成定罪的缺失，会在家属之间长时间可见，远超档案结束之时。如果决定取决于某项罪行是否成立，机构需要的是法律意见而不是一篇文章；在此期间，管理人员最有用的事，是让书面申述保持有事实、有日期，并且不带证据不能支持的结论。