安老院巡查準備：實務守則與牌照紀錄清單

巡查真正要檢視的是什麼

巡查不是尋找過失，而是檢查院舍能否在當日證明，其運作方式符合牌照及《安老院實務守則》的要求。發牌制度由社會福利署署長執行，院舍依據《安老院條例》（第459章）發出的牌照運作。

這一點決定了院舍應該如何準備。巡查前兩星期才做的演練，只會得出一個整齊的檔案；而隨着日常工作即時寫成的檔案，在一年之中任何一天都能拿出同樣的內容，這正是條例與實務守則共同假設的狀態。

誰可以進入院舍，可以要求什麼

第459章第17條容許署長委任督察，而名單比大部分營辦人預期的更闊：社會福利署人員、屋宇署人員、註冊醫生，以及註冊護士。

第18(2)條接着列出指明人士在出示身分證明後可以做的事，包括在合理時間隨時進入及巡查安老院、要求任何參與營運或管理的人出示與該運作有關的任何簿冊、文件或其他物品、要求提供資料、巡查或測試設備、工程及系統，以及把文件移走作進一步查驗。該條文並沒有要求事先通知。

同一條文亦令阻撓的代價高昂。根據第21(6)條，拒絕出示按第18條被合法要求的文件，或提供明知在要項上屬虛假的資料，均屬犯罪。若管理人員不清楚某項要求的範圍，應以書面詢問，而不是拒絕。

牌照檔案本身

根據第8條發出的牌照，授權院舍營運36個月，或牌照上指明的較短期間。續期並非隨時可以申請：按第9(2)(a)條，申請須在牌照屆滿前不少於2個月、不多於4個月內提出。實務守則指明該申請使用SWD 694表格，並可經牌照事務處的網上平台遞交。牌照的簽發或續期申請均毋須繳費。

牌照同時是一項證據。第8(5)條訂明牌照是其上所載事實的證據；實務守則補上實務後果：若院舍名稱、地址、類別、牌照上的最高容額或營辦人有任何改變，院舍須申請新牌照，而不是在舊牌照上補註。牌照本身亦須展示在院舍的顯眼位置，讓公眾可以辨識院舍的法律地位。

牌照相對於營運最大的張力在於附帶條件。違反牌照任何條件而營運院舍，屬第21(3)條的罪行；而不符合條件，亦是署長可根據第10(1)條撤銷、暫時吊銷牌照或拒絕續期的其中一項理由。

實務守則要求常備的紀錄

紀錄制度並不是行政偏好。《安老院（長者）規例》（第459A章）第16條要求院舍主管備存每名院友的個人資料及親屬資料、緊急聯絡方法、入住及離院日期、每宗意外或疾病及所採取的補救行動、每宗死亡個案、任何為防止院友自傷或傷害他人而採取的行動（包括使用武力或約束）、代院友保管的財物，以及每宗投訴及其處理行動。

實務守則把日常工作檔案建立在這項責任之上。第8.7.2段要求主管在院舍內建立並維持完備且定期更新的紀錄系統，以供安老院牌照事務處隨時巡查；第8.6段則以同一標準要求員工紀錄。

• 院友紀錄：身分資料、至少一名親屬或聯絡人、緊急聯絡途徑，以及入住及離院日期。
• 意外紀錄：即時寫下，載有日期時間、事件經過、院友狀況、已通知誰及通知時間，以及補救行動。
• 死亡及離院紀錄；若個案屬非尋常死亡，相關個案紀錄須保存至死因研訊完成。
• 每名院友的「個人健康及護理紀錄」，以及藥物服用紀錄與個人藥物紀錄。
• 使用約束的紀錄，包括評估、書面同意書，以及每名受約束院友的觀察紀錄。
• 入住協議及院舍代為保管財物的紀錄，包括身分證明及旅遊證件、銀行存摺、印章及八達通卡。
• 投訴紀錄：第16(i)條要求院舍主管在任何情況下均須備存。
• 註冊醫生到訪紀錄，載有到訪日期、接受治療的院友、診斷、治療計劃及建議。
• 當值員工填寫的日志，涵蓋異常情況、突發事件及意外跟進。
• 特別事故報告：非尋常死亡、導致嚴重受傷的事故、需要警方協助的院友失蹤個案，以及已確立或懷疑的虐待個案，均經此途徑處理。

照顧計劃與健康檔案

兩項要求決定了照顧檔案的大部分內容。第一項是身體檢查：第459A章第34條要求每名院友至少每12個月由註冊醫生檢查一次，醫生須以書面向營辦人報告，而報告須予保存，並在合理時間隨時供署長或督察查閱。

第二項是個人照顧計劃。實務守則第12.3.2段訂下的是時間表而非格式：計劃須在院友入院後一個月內與院友及家屬共同制定，六個月後首次檢視，其後至少每年檢視一次，或在所需照顧服務有變時檢視。第12.3.3段列出計劃須涵蓋的內容，包括風險因素及相應預防措施的評估，例子中列明跌倒、吞嚥困難、走失及認知缺損。

因此督察可能問的，不是有沒有計劃，而是最後一次檢視日期是否在守則訂明的間距之內，以及計劃中的風險清單是否與日常紀錄所描述的風險一致。這個比對在巡查前任何人也可以做，而它往往就是最常出問題的一項。

自我檢查：巡查範圍與對應的證明文件

下表把巡查覆蓋的每一範圍，與回答該範圍的文件配對，讓檢查可以在寫字檯前完成，而不必倚賴記憶。最後一欄是要求的來源，因為能夠指出要求出自何處的院舍，比起只能說「一向都是這樣做」的院舍，更能夠說明自己的情況。

完成自我檢查本身並不構成任何證明。它帶來的是兩樣東西：一份缺失清單，以及每一項缺失的完成日期，而這份清單值得保存下來。

負責人，以及有期限的上報

自《2023年安老院法例（雜項修訂）條例》生效後，院舍除了營辦人之外，還有負責人。牌照申請須建議營辦人的一名管理人員出任院舍負責人，而第11D條訂明該人的職責：確保營運、管理及控制院舍的工作得到充分監督，以保障院友的利益與安全，並確保院舍的運作符合條例。

由此產生兩項期限。若負責人有變，例如辭任、去世或不再是營辦人的管理人員，營辦人須在知悉事件後7日內通知署長並建議替代人選。若營辦人基於其他情況更改負責人，書面通知須在變更生效前至少14日發出。

第11J條另設上報責任：涉及營辦人及負責人的指明事件，例如就公訴罪行被檢控、被定罪、破產或清盤，或負責人的姓名或通訊地址有變，須在營辦人知悉後7日內以書面向上報署長。這些事件關乎業務及指名的人，而不是院友事故；把兩者混淆，正是院舍遲報錯誤事項的其中一個原因。

會悄悄過期的文件

最常見的缺失，有些與照顧完全無關，而是關於一份在存檔當時正確無誤的證書。防火演習須至少每6個月進行一次，紀錄須時刻保存以供社會福利署人員查閱；而附件5.2的續期清單，更把防火演習紀錄列為牌照續期當日仍須有效的項目。

同一份清單亦列出續期申請在當時應具備的文件：聚氨酯海綿充填床墊及軟墊家具的發票、測試證書及貨品標籤，固定電力裝置的完工證明書或定期測試證明書，以及氣體裝置的證書。若院舍固定電力裝置的批准負載在標稱低壓下超過100安培，守則要求至少每5年檢查、測試及認證一次，並每次重新發出證書。

實務做法是為建築物及設備設立單一的到期日曆，與照顧紀錄分開，並在日曆上寫上每份證書的下一個到期日。上月到期的證書即使沒有出事，仍是一項缺失，因為要求關乎文件是否現行有效，而不是結果。

出現問題之後：申述、指示與命令

條例在最嚴厲的決定之前設有一步。根據第11(1)條，署長在拒絕發牌、拒絕續期、撤銷或暫時吊銷牌照，或修訂條件之前，須發出擬作該決定的通知，說明理由，並說明申請人或營辦人可作出書面申述；其後決定以書面命令作出，並以專人送遞或掛號郵寄方式送達。

臨時措施則未達至牌照層面。第19條容許署長以書面通知指示糾正措施，並在通知內指明遵從的期限；第20條則容許署長在院舍住客有危險或危險風險，或第19條的指示未在限期內遵從時，命令有關處所停止用作安老院。

根據第8、9或10(1)條作出的決定，可向行政上訴委員會提出上訴。社會福利署亦公布過往24個月的定罪紀錄、警告紀錄，以及撤銷或拒絕續發牌照的紀錄，這意味着最終演變成定罪的缺失，會在家屬之間長時間可見，遠超於檔案結束之時。若決定取決於某項罪行是否成立，院舍需要的是法律意見而不是一篇文章；在此期間，管理人員最有用的事，是讓書面申述保持有事實、有日期，並且不帶證據不能支持的結論。