院舍跌倒後的紀錄工作

紀錄流程是一套工作流程，不是一張表格

大多數院舍的問題不在紀錄，而在時機。資料是存在的，只是在錯誤的時間、錯誤的地點，由一個已經趕著去看下一位住戶的人記錄下來。把時機修好，文書問題大多會自然解決。

任何紀錄的測試方法都很簡單：下一更的同事能否在一分鐘之內、不問任何人就找到有什麼改變？若不能，這份文件就只是歷史文物，而不是可用的工具。

一份好紀錄能回答的三條問題

無論你使用哪一套系統，一份跌倒後的紀錄只需要好好回答三條問題。

• 有什麼改變？自上次評估以來，住戶的狀況、活動能力、藥物或房間。
• 下一更必須做什麼不同的事？一個具體的指示，而不是籠統的提醒。
• 由誰負責跟進，何時完成？要有名字和日期，否則就不會發生。

短得可以在更次內完成

一份要花十五分鐘的表格，最終只會在更次結束時憑記憶填寫，而那正是細節最差的時候。任何短於五分鐘的東西，都會在事情發生時順手寫下。這就是精簡的全部理由。

設計表格時，要以一位新同事在第一週會需要的東西為本，而不是以巡查人員在第三年可能會問的東西為本。巡查人員的需要與新同事的需要，重疊程度遠比人想像中高。

各更次之間的一致性

紀錄會走樣，是因為每一更都自創自己的簡寫。一套共用的詞彙能解決大部分問題：同一地點用同一個詞、活動能力等級用同一套標籤、同一件輔助器具用同一個名稱。統一詞彙比統一軟件便宜。

同樣的道理適用於事故。如果每次的事故記錄都依循同一種格式，匯集起來的檢視就變得輕而易舉，而這正是把事故寫下來的最終目的，我們在安老護理的事故記錄中有所描述。

保留與搜尋

紀錄日後必須找得到，這就意味著日期要一致、住戶識別碼要一致、地點名稱要一致。一份掃描後無法搜尋的表格，就是下次有人需要時會被憑記憶重新製作的紀錄。

明確說明保留期限，並把它保持簡短。長期保留詳細的個人資料是私隱負擔，而不是盡責。我們關於兼顧私隱的影像監測的筆記，談到鏡頭資料同樣的取捨。

軟件幫得上忙與幫不上的地方

軟件在三個方面幫得上忙：自動記錄時間和地點、維持單一版本的實況，以及把每月檢視變成一次查詢而不是一次歸檔工序。區域式監測系統貢獻了第一項，在偵測到事件時連同區域和時間戳記錄下來，這正是我們自家的感應平台 Steadicore 在偵測點所做的工作。

軟件幫不上詞彙、責任歸屬或跟進。這些是管理決定，沒有任何系統能補償它們的缺席。若你想看書面紀錄與訓練紀錄如何配合，Sanospark 是我們產品系列中的訓練方面。

一個實際可行的五行範本

如果你是由零開始，這個格式已經足夠：有什麼改變、觀察到什麼、下一更必須做什麼、由誰負責跟進，以及何時到期。五行，每次次序相同。只有在真正有問題無人回答時才增加欄位，並每季對照你的風險評估範本檢查整個結構。

交更是最重要的文件

在院舍所有紀錄之中，交更是最能改變行為的一份，因為閱讀它的人正是即將採取行動的人。一份寫得漂漂亮亮、卻從未進入交更的跌倒報告，什麼也沒有改善。

為任何有變動的事情給交更一個固定格式：住戶、有什麼改變、下一更應留意什麼，以及由誰負責跟進。三行，每次次序相同，讓一位新同事可以在二十秒內讀完。

紀錄出錯的地方

幾乎所有紀錄失敗都是以下三種形態之一，而且沒有一種需要軟件才能解決。

• 重複輸入：同一事件寫在兩處，細節慢慢出現分歧。
• 事後修飾：紀錄在更次結束時被重寫，直到時間線看起來比實際整齊。
• 無人認領的行動：一項議定了、卻從未指派給任何人的跟進。

一份你會希望別人這樣寫你的紀錄

任何紀錄設計都有一個簡單的測試，而它與合規無關：如果這是自己父母的紀錄，同事會不會覺得自在？通過這個測試的表格，比不通過的更短、更淺白、更具體。

這不是感情用事。一份為即將行動的讀者而寫、而非為檔案而寫的紀錄，更準確、更有可能被閱讀，也遠更有可能改變下一更發生的事。