香港住客體格檢驗報告書：誰填寫、幾時做、如何保存

法例要求的兩次檢查

這裡有兩項義務，而且分別寫在兩份文書之中。第一項在規例：第34(1)條規定，安老院的營辦人須確保每名住客至少每12個月接受一次體格檢驗；第34(2)條則規定檢驗須由註冊醫生進行，並須就有關住客的健康情況以書面向營辦人報告。這是住客在院期間持續存在的責任，不需要任何人提出要求。

第二項載於實務守則，適用於對方成為住客之前。《安老院實務守則》第8.3.1段規定，每名住客在入住安老院前，須由註冊醫生進行體格檢驗，並使用附件12.1的《安老院住客體格檢驗報告書》，或社會福利署署長認可的其他表格，包括根據「統一評估機制」作出的有效「最小數據集—家居照顧評估」（MDS-HC）。第12.2.2段在健康服務一章重述同一要求，這正說明它並非行政偏好。

這個區分有實際後果，也是負責收院的員工最容易出錯的地方。入住前的檢驗，是院舍藉以判斷能否滿足對方需要、以及對方是否屬於這一類院舍的依據；每周年的檢驗則是營辦人的持續責任，即使住客沒有出事，缺少檢驗本身已屬違反規例。一間文件齊備卻從未安排周年覆檢的院舍，符合了第一項責任，卻違反了第二項。

誰簽這份表，六個部分各自問什麼

表格由註冊醫生填寫，不是由院舍、護士或家屬填寫。附件12.1末端的簽署欄要求填上：註冊醫生簽署、註冊醫生姓名、醫院或診所名稱、醫院／診所／註冊醫生印鑑，以及日期。這五個欄位就是「醫療報告」與「一組觀察」之間的分別，而規例要求的是報告。

第二部分才是收院院舍第一周真正會用到的資料。表格之所以問吞嚥困難與容易哽塞，是因為答案決定入住第一天是否需要安排吞嚥評估及合適質地的膳食；問傳染病徵狀及是否需要跟進檢查，是因為答案決定對方能否入住多人房；問目前藥物的名稱及服用量，是因為派藥必須由入住當日就以正確的處方開始，而不是靠猜。

檢驗須在幾時之前完成

實務守則以「日」而不是以「月」計算時限。檢驗須在入住前進行；如屬緊急或特殊情況而無法在入住前進行，則仍須在入住後3個曆日內完成。這是狹窄的例外，而且寫成後備安排而非常規路徑：一間以「三日內補做」處理所有入住的院舍，其實把規則倒過來用了。

除此之外，實務守則並沒有為表格訂下有效期。它訂下的是第34(1)條的周年週期，兩項規定合起來就是實際做法：入住前簽署的表格就是入住檢驗，此後住客至少每12個月再接受一次檢驗。表格在入住時已簽署數個月，並不違反守則任何條文，但它並不是關於對方入住當日狀況的陳述；巡查人員翻閱檔案時，會看到簽署日期與入住日期之間的距離。

對於與醫院及「統一評估機制」合作的院舍，另有替代路徑。有效的「最小數據集—家居照顧評估」可代替本表格，署長認可的其他表格亦然。不獲接受的是出院摘要、轉介信或一疊診所紀錄，無論寫得多詳細，因為它們既不是為此目的而認可的表格，亦不載有第五部分的建議。

表格填漏，或住客情況有變時

表格填漏，首先是紀錄問題，然後才是臨床問題。規例要求註冊醫生以書面作出報告；一份沒有簽署、沒有醫生姓名、沒有印鑑、沒有日期的表格，只是一組沒有人為其負責的觀察。實際出現的缺失通常更沉悶：第四部分留空，因為醫生只檢查了胸部；第五部分沒有勾選；身份證號碼漏填，令表格無法對應正確的住客；又或者釘裝的一套文件少了一頁。任何一項都會在巡查時被提出，而正確做法是把它送回醫生補正，而不是在辦公室自行填上。

真正要留意的，是臨床建議與牌照類別不符。第五部分記錄的是申請人適合入住哪一類院舍。如果它寫的是護養院，而院舍持有的是高度照顧安老院牌照，那就不是表格填錯，而是院舍正被要求接收一名需要超出其持牌服務範圍的人；此時的答案是與家屬商討，必要時作出轉介，而不是在表格上改一個字。

入住之後情況有變，處理方法是守則而不是表格。第12.2.5段規定，當住客生病、受傷或健康情況有變，須立即進行健康評估，以安排診症或徵詢醫療／護理意見，並通知其監護人、保證人、家屬或親屬，同時在該住客的「個人健康及護理紀錄」中記錄有關轉變。表格是入住時及每次周年覆檢時的一張快照；紀錄才是持續更新的文件，也是顯示院舍察覺到什麼、在何時察覺的文件。

這份表格還有一個大部分營辦人未曾見過的發牌用途。當牌照事務處需要確認院舍的分類時，可要求申請人提交《安老院住客體格檢驗報告書》，以核對院舍類別與所僱用員工的種類及數目是否相符，因為規例第11(1)條的人手責任正是按院舍類別而定。換句話說，為住客填寫的表格，同時證明了這是一間怎樣的院舍。由此分類而來的各張人手表見此。

紀錄如何保存，巡查會索取什麼

第34(3)條很短，而巡查往往就取決於這一句：報告的副本須由營辦人備存，並須在任何合理時間供署長或任何督察查閱。不是存放在總部，不是一星期內可以取回，也不是由到診醫生保管。是備存，並且在任何合理時間可供查閱。

實務守則接著說明它放在哪裡。第12.5段要求院舍為每名住客備存並更新「個人健康及護理紀錄」，而體格檢驗表格就是該紀錄所列內容的第一項。其餘各項，正是單一個文件夾不足以應付的原因。

• 體格檢驗表格。
• 病歷，包括嚴重疾病、曾接受的手術、疫苗接種、特別照顧需要及意外。
• 入院及出院的紀錄。
• 診症及跟進治療的紀錄。
• 健康狀況評估，包括體重、生命表徵、日常生活活動能力、攝入及排出、牙齒及口腔狀況、情緒、精神、社交及行為狀況、吸煙或飲酒、運動。
• 特別護理需要及護理紀錄，包括失禁護理、餵食管及導尿管、預防壓力性損傷、腹膜透析、造口或傷口護理。

這份表不決定什麼

表格回答的是一個時點上的臨床問題：這個人是否適合入住這一類院舍，院舍要照顧他需要知道什麼。它不決定收費、合約條款或資助級別，那些由另一套規則與另一項評估處理。它不取代實務守則要求院舍在醫療意見下制定的個人照顧計劃。它亦不回答家屬在入住第一周最常問的問題：如果母親半夜起床，在走廊跌倒，會發生什麼事。

最後這個問題不是文件問題。它是巡房之間的那兩小時，走廊無人，唯一的紀錄是監測系統寫下的東西。Steadicore 正是為這個空隙而設，其網頁以產品今日實際做到的事情說明，而不是以成效或人手的聲稱說明。齊備的體格檢驗檔案是接收住客的條件；之後在地板上發生什麼，是另一項設計決定，而在第一次入住之前決定，總比在第一次事故之後決定好。